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メールの返答はいつすべきか?ー営業マンのメール管理術

メールの返答はいつすべきか?ー営業マンのメール管理術

吉田 憲吾

2010年より日本ヒューレット・パッカード(HP)株式会社でStorage Salesを担当。2006年より坂本SCで小学生にサッカーを教えている。日本サッカー協会公認指導者ライセンスC級(サッカー、フットサル)取得。TOEIC850点。主なブログ:『営業マンの、営業マンによる、営業マンのためのブログ』『小学生のためのサッカートレーニングメニュー』

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あなたはどのようにメールの管理をしているだろうか?メール管理は営業マンだけではなく、すべてのビジネスマンにとって必須スキルである。現代のビジネスにおいてメールを使わないことはほぼなく、メールの処理をいかに工夫して行うかが仕事ができるビジネスマンになるための境目になる。

最近はメーラーにいろいろな機能がついており、それをうまく使うと効率の良いメール管理ができる。また、スマートフォンからでも社内のメールを見られるようになってきているので、移動中にもメールの管理が可能である。以下私が行っているメール管理方法になる。

.なるべく早朝にメールを返しておく
営業マンは日中外にいてメールが打てないことが多い。社内やお客様からのメールに対して返信ができない時間が続くと、それは自分がボールを握ってしまう時間が長くなることを意味する。よって日中以外の時間帯にいかにメールを返信しておくかが大事になる。私のルールとして、早朝に自分に対してのメールは全て返しておくことにしている。そうすれば日中に自分がボールを持っている時間は短くなる。もしその日に再度返信が来たとしても、これを習慣にしておけば次の日の朝、つまり1日以内には返信ができる。

2.メールが来た瞬間に返信する
メールをいつ返信するかは人によって異なるだろう。メールを返信する時間帯を作ったほうがよいという意見もある。しかし私の場合はメールが来た瞬間に返信をするようにしている。なぜなら自分がボールを持っている時間は短いに越したことがないからである。もしその時に返信できない場合でも、相手に対してメールを受信したことは知らせておいたほうが良い。「かしこまりました」など1文でも返信しておくのが礼儀だろう。

3.自分をCCにいれて返信する
これは多くのビジネスマンがやっている。ちゃんと相手に対してメールが届いているかどうかを確認する必要があるからである。ただそれだけで終わらせてしまうのはもったいない。例えば相手に対して仕事の依頼をしているメールであれば、色をつけておく(Exchangeなどでは色を付ける機能がある)などしてわかるようにしておく。相手も忙しいのでそのメールを見逃してしまう可能性もあるからである。その場合リマインダーメールをすぐに打てるよう、色をつけておいて管理しておくと良い。

4.不要なメールはその都度ローカルに落としておく
「メールボックスがいっぱいです」とすぐになってしまう人は多いだろう。そうならないためには不要なメールをその都度ローカルフォルダに移動しておく必要がある。営業マンの場合はお客様ごとにローカルフォルダを作成しておくとわかりやすいだろう。私の場合は自分がしなければならない仕事をメールで管理している。終わった仕事はすぐにローカルフォルダに移動しておくことで、サーバ側にはやらなければならない仕事が残ることになる。こうすることで残りの仕事がどれぐらいあるのかひと目でわかる。

5.急な依頼は携帯電話から自分にメールする
営業マンの場合、移動中などに急に仕事を依頼をされることは多いだろう。自分の手帳にメモをするのも良いが、それもできない場合がある。そんな時には携帯電話から自分のアドレスにメールを打っておくと良い。私の場合はメールで仕事を管理しているため、後でメールを開いた時に、自分の携帯電話からのメールを仕事の一部として管理することができる。

おそらく人それぞれメールの管理の方法は異なる。ただ共通して言えるのは、優秀なビジネスマンはメールの返答が早いということである。それだけ常に頭の中が整理されていて、次の回答が予測できているからかもしれない。お客様からしてみても、返答が早い営業マンは信頼できると思う。

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