ダメな会議に共通している取り組みとして、準備不足があげられます。

「会議を始めるよ」と召集をかけてから、参加者が三々五々会場に集まってき、

パラパラと資料をめくっているだけ。

会議で何を決めるのか？を事前に参加者に告知をしておき、

必要な資料や、情報収集をしておかなくてはいけません。

特に、ファシリテーター役（司会者）は、最終的に出したい結論を明確にしておき、

その結論に導くように議事進行を進める必要があります。

このファシリテーターの上手下手が会議の成功可否を決定すると言って

過言ではありません。

 

私のクライアントでの事例ですが、この会議がうまく機能していない会社でした。

「会議の事前準備？」このような質問がクライアントの実行担当者から

私に寄せられるレベルでした。

「この会議で何を決めるのですか？」

「この会議のタイムスケジュールは？」等の質問を繰り返しながら会議の準備を

進めていきました。

それなりに準備を進めてきた会議ですが、実は初回の会議は大失敗でした。

理由は、各参加者がそれぞれの視点で数値検証をしてきたからです。

Ａさん「数値が予算に届いておらず申し訳ありません・・・」

Ｂさん「このような取り組みを行い、目標を達成しました」

同じ事象を説明している両名なのですが、数値が異なっているのです。

これは、検証期間の違い・検証方法の違い・抽出している数値の違いが要因でした。

 

その後、この問題点を是正するため、「統一数値フォーマット・様式統一」を行いました。

これ以降、数値の違いについて解決され、

「頑張った」「努力が足りない」が客観的に判断することが可能となり、

会議事態もブラッシュアップできました。