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定例会議はチャンスを奪う。
»2013年10月 7日
ムダにならない「ムダ」の話をしよう
定例会議はチャンスを奪う。
ステップガイド作成サービス“Teachme“の運用と、業務効率化のコンサルティングをやっています。どこにムダがあって、どう効率化できるかを、非効率にぐるぐる悩みながら試行錯誤しています。
当ブログ「ムダにならない「ムダ」の話をしよう」は、2015年4月6日から新しいURL「http://blogs.itmedia.co.jp/keitaroshoji/」 に移動しました。引き続きご愛読ください。
毎週月曜日。
朝から晩まで「会議づくし」の方も、少なくないと思います。
特に月曜日は定例会議も多いのではないでしょうか？
「いやー、朝からずっと会議でさ。たまんないよね。」
多くの会議に参加することは、時間や労力を要するものの
一種の勲章・ステータスのようなものであるのも、また事実です。
マネージャーや上司が顔を揃える重要な会議に
自分も名を連ねるようになったら、誇らしげな気持ちにもなります。
でも、ここではっきり言わせていただきます。
定例会議は、チャンスを奪います。
いますぐ、やめましょう。
そもそも、定例会議という形式は非常に無理があります。
いろんな条件がばっちり揃わないと成立しません。
・同じ曜日、同じ時間に
・同じ場所に
・同じメンバーが集まる
10人が1時間会議するだけで、10時間分の工数。
ひとりが丸一日働くのと同じだけの時間を消費します。
さらに準備を含めるともっと時間はかかりますし、
会議前後の予定も制約を受けてしまいます。
しかも各部門のキーマンとなる人ばっかりを
毎回毎回一同に集める。
そこまでして、定期的に集まる必要ってありますか？
「いやいや、いちいち調整する必要がなくなるから
定例的にやる方がいいんだよ。」
という異論もあると思います。
でも、実際はこのどちらかしかないと思ってます。
1）本当に定期的に集まる必要があるくらいの関係なら
話題をいつでもどこでもすぐに共有し、即解決できるような
もっと高密度なコミュニケーションスタイルを実現するべき
→定例を待っているうちに、チャンスを失います。
2）実はそれほど定期的でなくてもよい関係なら
形骸化した定例会議はやめて、必要最小限の会議にするべき
→定例でムダに時間を過ごすうちに、チャンスを失います。
どっちに転んでも、チャンスを失うことになります。
■
弊社も、創業当時から「定例会議はしない」という発想で
組織の運営方法を試行錯誤してきました。
TeachmeというWebサービスを企画・開発しながら
業務改善のコンサルティングサービスをクライアント先で提供する。
これを両立させるためには、
メンバーが複数の業務や案件を掛け持ちしなければならない。
となると、定例会議は場所や時間の制約が大きすぎる。
そういう必要に迫られた中、いろいろな会議スタイルを試し
今、定例会議はひとつもありません。
この二つがあれば、社内外の定例会議はなくせます。
むしろ、会議以上に密度の濃いコミュニケーションが図れます。
Yammerは、社内コミュニケーションに使っています。
特にテーマなどに制限を設けず、雑談も含めた「会話」を
手軽に行うことができます。
Chatworkは、社外のお客様や取引先とのやりとりに使っています。
こちらも気軽に使えますが「タスク」を明確に設定できるのが
より、ビジネスに向いていると思います。
これらは、いずれもスマホやタブレットで使えるので、
PC作業のかたわらで、併用することもできます。
報告、連絡、相談はいつでもその場で投稿し、メンバー間で共有。
読む方も、自分のタイミングに合わせて閲覧し、回答。
これで大抵の議題は解決し、クローズできます。
わざわざ会議の場で「では先週の報告を・・・」なんてする必要は
まったくなくなります。
もちろん、もっと時間をかけて打ち合わせたい場合は
Web会議や、リアルなミーティングを開くこともありますが
本当に必要なときだけに抑えることができます。
■
スマホが爆発的に普及して、まだ５年しか経っていませんが
５年間のうちに、端末も回線もアプリも劇的に進化しました。
先に紹介した二つのサービスは、どちらも無料ですぐに始められます。
社内の伝統的な定例会議に
「あのー、この会議のやり方、変えませんか？」
と一石を投じるのは、なかなか勇気のいることかもしれませんが、
そんな前向きな提案すらできないくらいの会議なら
それこそ、さっさとやめてしまったほうがいいと思いますよ。
