セミナー受付時の返信メールについて紹介します。

セミナーを申し込んでいただいた方への返信メールは、大切なコミュニケーションの一つです。着実にセミナーへ足を運んでいただくために、伝えるべき情報をしっかり記載するよう注意を払います。

申し込み直後に返ってきたメールが「申し込みありがとうございました」だけでは、申し込みの受け付けが済んだだけなのか、受講も可能なのかがわかりません。どういう位置づけのメールか、本文に記載しておきます。

基本的には、申し込み受け付けメールや、受講票、リマインドメールなど、どのようなステイタスのメールにおいても、「イベント名、開催日、開催時間、開催会場、告知ページのURL」などのイベントの基本情報を記載します。

時々イベント名しか書かれていない申し込み受け付けメールや、会場の場所の記載がないリマインドメールを見かけることがあります。前日に届いたリマインドメールは参加者の参加を促すためのものなので会場の記載は必須です。多くの人は、行く直前に一番最近届いたリマインドメールを開いて自分のいく場所を確認します。そこに、場所の記載がない場合。

→面倒なので調べないで行く
→うろ覚えのため迷う
→開始時間が過ぎてしまう。
→結局今回は行かなくてもいいかな、という気持ちになる
・・・という負のスパイラルに陥ります。

受講者を迷わせずに会場まで誘導するために、受講票やリマインドメールには会場名、所在地、交通アクセスの情報は明記します。

メールの最終確認も忘れずに。作成したメールは必ず、「様」を忘れていないかどうか、会場の場所やイベントのURLに間違えがないかどうか、開催時間に誤りがないかどうか、送信前に必ず一度自分や関係者に送って確認します。

また、意外と悩むのが「お断りメール」。せっかくお申し込みいただいたにもかかわらず、お断りするのは心苦しいものです。

この場合は、理由を明記して丁寧にお断りします。「抽選でもれました」、「競合のため」など。結構悩ましいのは競合へのお断り。けれども、競合企業も結構だめもとで申し込んできているので、ポリシーとしてお断りするという場合は、理由を説明すれば納得してもらえます。くれぐれも、あたかも申し込みが無かったかのように「返信しない」など、無視するような態度はとらないようにしましょう。

セミナー申し込みの受付や受講票、そしてお断りメールの例文を下記に記載しましたので、参考にしていただければと思います。

［例文］

（１）セミナー受講票

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（社名）
（氏名）様

この度は4月20日のopnlab2011にお申込みいただきまして
ありがとうございました。
本メールは、お客様の申し込み受け付けと、受講票のご案内です。

当日ご来場の際は必ず、本受講票のプリントアウトと
名刺1枚をご持参の上、会場受付までお越しください。

ご来場、心よりお待ちしております。

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【受講票】

株式会社オプンラボ
小林 利恵子様

『opnlab 2011 コンファレンス』
URL：http://www.opnlab.com/****/(イベントの告知サイト)

■日時: 2011年4月20日（水）13:00〜16:30（開場 12:30）
■会場: opnlabホール
東京都台東区雷門2－19（都営浅草線出口A5より徒歩1分）
http://www.opnlab.com/*****/
■主催: opnlab
■お問い合わせ: opnlab　セミナー事務局
Tel: 03-3333－3333
e-mail:info-opnlab@opnlab.com
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これより以下は、メールの前書きの部分のみ記載します。
必要に応じてイベントの基本情報を記載して利用してください。


（2）申し込み受け付けメール（抽選の場合）
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この度は、4月20日のopnlab 2011にご登録をいただきまして、
誠にありがとうございます。

本セミナーへのご参加は、抽選とさせていただきます。
抽選結果は、メールにて4月10日までにご連絡させていただきますので
今しばらくお待ちくださいますよう、宜しくお願い申し上げます。

＊本メールは、受講票ではありませんので、ご注意ください
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（3）お断り

（3）-1　競合へのお断り
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この度は、4月20日開催のopnlabセミナーのお申込み
ありがとうございます。

誠に恐れ入りますが、今回のセミナーにつきましては、
貴社は主催企業の競合のため、受講のご希望に添い
かねます旨、ご了承いただきたく存じます。
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（3）-2　抽選にはずれた際のお断り
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この度は、4月20日開催のopnlabセミナーのお申込み
ありがとうございます。

今回のセミナーは、応募者多数につき、抽選を行いましたところ、
受講のご希望に添いかねる結果となりました。
誠に申し訳ございませんが、折角のお申込みに対し、お断り
せざるを得ないこと、ご了承いただきたく存じます。
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（4）当選のお知らせ
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この度は、4月20日開催のopnlabセミナーのお申込み
ありがとうございます。

今回は100名の募集人数に対して約4倍の400名のお申込がありましたため、
抽選をさせていただきました。
その結果、ご当選されましたのでお知らせ致します。
おめでとうございます。

＜以下は、必要であれば＞
ご来場の際に、注意事項がございます。

■来場時間について
満員御礼のため大変混み合うことが予想されます。
お席は先着順となりますので、お早めにお越しください。
（開場はセミナー開始の30分前です）

なお、万一ご欠席になる場合、事前にご一報いただければ幸いです。
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株式会社オプンラボ　小林利恵子
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http://corporate.opnlab.com/　（コーポレートサイト）

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