こんにちは、システムコンサルタントの長谷川渉です。

前回エントリーの記事に掲載した写真に「無駄のないミーティングも、必須ですね！」とキャプションを入れたのですが、自分で気になってしまい、ミーティングについて自問自答してみました。

そこで浮かんできたのが「定例ミーティング」を呼ばれているミーティングについてです。

皆さんの職場などでも定例ミーティング、行われているのではないでしょうか？

決まった時間、場所、メンバーで、今取りかかっているプロジェクト等の進捗状況や問題点、改善点等々を話し合う場として、実施されているのではないかなと思います。

ミーティングはうまくいっている、うまく回っている！と思われる方は、今回お伝えする内容は当たり前すぎて、ちょっと拍子抜けしてしまうかもしれませんが、ひょっとしたら、さらに快適なミーティングにするためのヒントになるかも知れません。

（おそらく）簡単に始められることだけを挙げてみました。ご参考になれば幸いです！


その１）ファシリテーター（会議の進行役）を間違えない or 持ち回り制にする

社内メンバーだけの時でも、社外メンバー（取引先等）がいる場合でも、このファシリテーターの人選を間違えると、ミーティングの進行・内容が天と地ほどの差が出る場合があります。

特に、リーダーやマネージャーが、立場上（言い方は悪いですが）惰性で何となくやっているだけでは、現場で一番動かなければならないメンバーたちの生の意見をまとめ、活かして行くことができない場合も出てきます。（結局後からメンバー同士でミーティング・・・なんて経験、ある方もいらっしゃるかも知れませんね。）

ベテラン、若手、関係なく、ファシリテーションの上手なメンバーに任せるか、よりプロジェクト等への責任感や理解度を深めるために、ファシリテーターを持ち回りで行うことにして、よい意味での緊張感を持つようにすると、ミーティングの質が上がるはずです。

また、ファシリテーションの上手い方を手本にすることで、苦手意識のある方にとっては、勉強にもなるよい機会だと思います。


その２）共通資料は、その場でアップデートしていく

各自が資料を持ち込み、問題点や疑問点等々を、ミーティングで発言し、共有化してから解決策を導き出して行く時など、そのプロセスや、実際に何をすることになったか、その内容を共通資料として、その場でアップデートし、共通資料として残すことで、後から間違った情報共有をしてしまう可能性を、グッと減らすことができます。

もちろん、各自がメモを取ったりすることは行う必要性はあると思いますが、通常、ミーティングでは議事録担当を決めている場合が多いと思います。

その議事録は、多くはパソコン上で保存できるファイル形式で残しているはずです。

ですので、そのファイル自体を、ミーティング中、またはミーティング直後でメンバーの記憶が新鮮な間にアップデートし、内容の共有を図り、メンバー全員から「これでOK！」というチェックを受けておくとよいと思います。

最近は、無料で使えるオンラインツールで、複数メンバーで同時に編集できるアプリケーション等も増えてきていますので、そういったツールを使って、ミーティングをするのも効率的な議事録を残す１つの方法かもしれません。

できれば、更新履歴の残るかたちで保存したい所ですが、それは使っているアプリケーションの機能にもよりますので、ミーティングへ参加できなかった方へのフォローも考えながら、ケースバイケースで対応しましょう。


その３）電話（ビデオ）会議システムによる参加もOKにする

定例ミーティングは、メンバー全員が一堂にそろうことが、理想的かもしれません。リーダー・マネージャーとしては、メンバーの心身の健康状態等も把握するためには、実際に会って話す必要もあるからです。（ストレスケアも必要な仕事の１つです。）

ですが、社内外、遠方にいる場合などの際に、わざわざその時間、その場所に集まることが時間的なロスになる場合や制約があって難しい場合等には、電話やビデオの会議システムを利用しての参加もOKとしてあげることで、負担を減らすことができます。

もちろん、毎回、会議システムを利用しての参加だけというのは、メンバーの協調性やモチベーション維持のために好ましくない場合もあるかもしれませんが、選択の自由をしっかりとメンバーの共通認識として根付かせ、それに対する不平不満がでないようなチーム作りというのも、大切だと私は考えています。


以上の３つ＋おまけの１つを・・・

おまけ）トータル時間と配分を絶対に守ること

当たり前ですが、だらだらしたミーティング程、無駄な時間はありません。
「結局、今日のミーティングは何だったんだ！？」とならないためにも、ミーティングの時間配分は、最低限守りましょう！※これが意外とできない場合が、多いようです・・・

時間になったら議題が途中でもミーティングを切り上げてしまわないと、だらだらミーティングが習慣化されてしまいます。

逆に、切り上げることを習慣化すると、無駄な時間を使わないように意識したミーティングが、徐々に当たり前になってくるのではないでしょうか。


以上、無駄にしない！定例ミーティング効率化UPへの３つのコツ＋α、でした！


＜１分間ＩＴ活用法＞

無駄のないミーティングといっても、場の雰囲気も大事だと思います。

アプリケーション等のツールを導入して効率化だけを重視したビジネスライクなミーティングというのも、面白みがなく、気分的につまらないものに感じてしまうかもしれません。

１つ、会議前のオススメアクティビティとして「Good and New」というものがあります。基本ルールは簡単で、２４時間以内に体験したことなどでGood（よかったこと）そしてNew（新しいこと）を、発表者が次の発表者を指名しながら、参加者全員発表するというものです。※何でもよいのです。例えば、「今日の出勤時、いつもと違う道を通ったら、自分の好きそうな雑貨屋さんを見つけて嬉しかったです！」とか。

ご興味のある方は、ぜひ取り入れてみてください！（上記方法は、簡略化して書いてます。詳細については、ネット等でお調べくださいませ。）


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株式会社ナレッジシステムズ http://www.kn-s.co.jp/

※私個人の別ブログに投稿した内容を一部加筆修正し、誠ブログ用として投稿しました。