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問題なく業務効率がＵＰできるなら、積極的に無料アプリも使いましょう！
»2012年1月12日
仕事と人間関係がやさしくなる、1分間IT活用法
問題なく業務効率がＵＰできるなら、積極的に無料アプリも使いましょう！
株式会社ナレッジシステムズ代表取締役 企業の成長に必要な「仕組み化」を、IT（ICT）を駆使して実現するシステム実践屋。NLPや心理学の知識を活かしたコンサルティングで「こういうシステムが欲しい」「この業務を自動化したい」というイメージを形にしています。
当ブログ「仕事と人間関係がやさしくなる、1分間IT活用法」は、2015年4月6日から新しいURL「http://blogs.itmedia.co.jp/whasegawa/」 に移動しました。引き続きご愛読ください。
こんにちは、システムコンサルタントの長谷川渉です。
パソコンでもスマホでもそうですが、アプリケーション（以下、アプリ）には大きく分けると「有料」と「無料」の２つがあります。
ちなみに、アプリとソフトウェア（以下、ソフト）との違いを調べてみると・・・アプリとはもともと「アプリケーションソフウェア」の略称のようで、アプリとソフトは同じ意味合いで使っても間違いではなさそうです。（あくまでも著者の見解、です）
ただ、Googleで「スマホソフト」と検索しても約2,000件しかヒットせず、「スマホアプリ」と検索すると約12,000,000件ヒットし、これには納得感があるのですが、「パソコンソフト」では約41,700,000件、「パソコンアプリ」では約79,500,000件と、意外だったのですが、後者のほうが多く使われているようです。（2012年1月現在）
個人的には、パソコンの場合は「パソコンソフト」とか、単に「ソフト」という言葉を使うことが多い気がしていたのですが、今はパソコン、スマホ上で動く、OS以外のものは「アプリ」と呼ぶのが一般化しているのかもしれませんね。
さて、本題に戻りますが、有料アプリは、その名の通り、その機能を利用するためには利用料を支払う必要があります。支払うパターンとしては・・・
１） 購入：利用するパソコン等の台数（使用者）分のライセンスを購入（所有）する
例：オフィス製品、ウイルス対策製品、バックアップ製品 etc...
メリット：（基本的に）１度購入すれば、半永久的に使える
デメリット：台数（利用者）によって初期導入コストが高くなる
２） レンタル：期間を決めて、利用料を支払いながら使う（ＡＳＰ、ＳａａＳ等）
例：オンラインストレージ製品、メルマガ配信製品、グループウェア製品 etc...
メリット：初期導入コストを低くすることが可能で、いつでも利用を停止できる
デメリット：業務に欲しい機能追加等の要望ができない（通りづらい）
３） 開発：業務内容に合わせたシステムを開発し、納品してもらう
例：顧客管理製品、物流管理製品、会計管理製品 etc...
メリット：完全自社業務に合ったアプリとして利用できる
デメリット：開発、運用、メンテナンスコストが高くなる（傾向が大きい）
の３つに、分類できると思います。
大きな投資になる場合もありますので、事業の規模や費用対効果を考え、経営者やCIO（最高情報責任者）、CTO（最高技術責任者）といった方たち、または外部のシステムコンサルタント等に相談しながら、現場からのニーズに合わせてどのパターンを選択するか、決めていくことになります。
では、無料アプリの場合は、どうでしょうか？
もちろん、上記のように有料アプリと同じようなプロセスを経てからでないと使えないという場合もありますが、社内ＳＥさんなどがいらっしゃる場合は、まずは現場判断で使ってみてもよい、というケースもあるのではないでしょうか。
会社や業務に損害、支障が出ずに業務効率がＵＰするのであれば、無料アプリを積極的に使ってみるのも、１つの選択肢だと思います。
もちろん、気を付けなければいけないポイントは、繰り返しになりますが、「会社や業務に損害、支障が出ずに」です。
実例として、１つ、こんなことがありました。
ある顧客サポート担当部署では、定期的にお客さまへの郵送対応がありました。
郵送するには当然ですが、宛先を記入する必要があり、ずっと手書きで対応していましたが、字を書くのが苦手（字が汚いのが嫌）と思う人も少なくなくストレスだと聞き、「それならタックシールに印刷して貼ったらどうですか？」と（ごく普通の）提案をしたことがあります。
しかし「タックシールはコストがかかる」「印刷方法が分かりづらい」などの回答がありＮＧだったので、では、封筒に直接印刷する方法ならどうですか？と、再提案しました。
すると今度は「そんなこと、簡単（コストをかけず）にできるんですか？」と聞かれたので、通常のインクジェットプリンタで普通に使えて、様々な大きさの封筒に直接印刷できる無料のアプリで、実際に簡単に使えるところを説明し、印刷された封筒を見せたところ、「こんなに簡単、無料でできるなら、これがいい！」ということになり、その部署全員が使うようになりました。
たった１つの無料アプリで、コストを抑え、しかもストレスから解放させることもできた具体例ですが、ほかにもこのような事例はたくさんあります。
「無料アプリだから信頼できない」とか「こんなことは無料ではできない」といった先入観を持たずに、目的を達成できるものであれば、できるだけコストをかけずにシステム（仕組み）化していくことも、業務効率ＵＰには欠かせないことだと私は思いますが、皆さんの周りの環境は、いかがですか？
＜１分間ＩＴ活用法＞
無料アプリには、そのまま無料で使いづづけられるものと、途中から有料になるもの（無料アプリと言わず、試用版として紹介されていることが多いです）や、機能が制限されているものもあります。
最初に利用規約（方法）をきちんと把握し、無料のまま使えるのか、それとも有料になるのか、理解しておくことも大切です。
また、有料になったとしても業務効率がＵＰできるのであれば、導入権限のある方たちに相談し、いかにそのアプリが現場に必要かアピールしてみるのもよいと思います。
実際にアプリを使う人たちの意見が、一番重要ですから！
パソコンでもスマホでもそうですが、アプリケーション（以下、アプリ）には大きく分けると「有料」と「無料」の２つがあります。
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ちなみに、アプリとソフトウェア（以下、ソフト）との違いを調べてみると・・・アプリとはもともと「アプリケーションソフウェア」の略称のようで、アプリとソフトは同じ意味合いで使っても間違いではなさそうです。（あくまでも著者の見解、です）
ただ、Googleで「スマホソフト」と検索しても約2,000件しかヒットせず、「スマホアプリ」と検索すると約12,000,000件ヒットし、これには納得感があるのですが、「パソコンソフト」では約41,700,000件、「パソコンアプリ」では約79,500,000件と、意外だったのですが、後者のほうが多く使われているようです。（2012年1月現在）
個人的には、パソコンの場合は「パソコンソフト」とか、単に「ソフト」という言葉を使うことが多い気がしていたのですが、今はパソコン、スマホ上で動く、OS以外のものは「アプリ」と呼ぶのが一般化しているのかもしれませんね。
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さて、本題に戻りますが、有料アプリは、その名の通り、その機能を利用するためには利用料を支払う必要があります。支払うパターンとしては・・・
１） 購入：利用するパソコン等の台数（使用者）分のライセンスを購入（所有）する
例：オフィス製品、ウイルス対策製品、バックアップ製品 etc...
メリット：（基本的に）１度購入すれば、半永久的に使える
デメリット：台数（利用者）によって初期導入コストが高くなる
２） レンタル：期間を決めて、利用料を支払いながら使う（ＡＳＰ、ＳａａＳ等）
例：オンラインストレージ製品、メルマガ配信製品、グループウェア製品 etc...
メリット：初期導入コストを低くすることが可能で、いつでも利用を停止できる
デメリット：業務に欲しい機能追加等の要望ができない（通りづらい）
３） 開発：業務内容に合わせたシステムを開発し、納品してもらう
例：顧客管理製品、物流管理製品、会計管理製品 etc...
メリット：完全自社業務に合ったアプリとして利用できる
デメリット：開発、運用、メンテナンスコストが高くなる（傾向が大きい）
の３つに、分類できると思います。
大きな投資になる場合もありますので、事業の規模や費用対効果を考え、経営者やCIO（最高情報責任者）、CTO（最高技術責任者）といった方たち、または外部のシステムコンサルタント等に相談しながら、現場からのニーズに合わせてどのパターンを選択するか、決めていくことになります。
では、無料アプリの場合は、どうでしょうか？
もちろん、上記のように有料アプリと同じようなプロセスを経てからでないと使えないという場合もありますが、社内ＳＥさんなどがいらっしゃる場合は、まずは現場判断で使ってみてもよい、というケースもあるのではないでしょうか。
会社や業務に損害、支障が出ずに業務効率がＵＰするのであれば、無料アプリを積極的に使ってみるのも、１つの選択肢だと思います。
もちろん、気を付けなければいけないポイントは、繰り返しになりますが、「会社や業務に損害、支障が出ずに」です。
実例として、１つ、こんなことがありました。
ある顧客サポート担当部署では、定期的にお客さまへの郵送対応がありました。
郵送するには当然ですが、宛先を記入する必要があり、ずっと手書きで対応していましたが、字を書くのが苦手（字が汚いのが嫌）と思う人も少なくなくストレスだと聞き、「それならタックシールに印刷して貼ったらどうですか？」と（ごく普通の）提案をしたことがあります。
しかし「タックシールはコストがかかる」「印刷方法が分かりづらい」などの回答がありＮＧだったので、では、封筒に直接印刷する方法ならどうですか？と、再提案しました。
すると今度は「そんなこと、簡単（コストをかけず）にできるんですか？」と聞かれたので、通常のインクジェットプリンタで普通に使えて、様々な大きさの封筒に直接印刷できる無料のアプリで、実際に簡単に使えるところを説明し、印刷された封筒を見せたところ、「こんなに簡単、無料でできるなら、これがいい！」ということになり、その部署全員が使うようになりました。
たった１つの無料アプリで、コストを抑え、しかもストレスから解放させることもできた具体例ですが、ほかにもこのような事例はたくさんあります。
「無料アプリだから信頼できない」とか「こんなことは無料ではできない」といった先入観を持たずに、目的を達成できるものであれば、できるだけコストをかけずにシステム（仕組み）化していくことも、業務効率ＵＰには欠かせないことだと私は思いますが、皆さんの周りの環境は、いかがですか？
＜１分間ＩＴ活用法＞
無料アプリには、そのまま無料で使いづづけられるものと、途中から有料になるもの（無料アプリと言わず、試用版として紹介されていることが多いです）や、機能が制限されているものもあります。
最初に利用規約（方法）をきちんと把握し、無料のまま使えるのか、それとも有料になるのか、理解しておくことも大切です。
また、有料になったとしても業務効率がＵＰできるのであれば、導入権限のある方たちに相談し、いかにそのアプリが現場に必要かアピールしてみるのもよいと思います。
実際にアプリを使う人たちの意見が、一番重要ですから！
