皆さんこんにちは。キングジムファイリング研究室、コンサルタントの野原です。

　今日はファイリングの成功「三識」とも呼べる、知識・意識・組織についてお話ししたいと思います。前回の「すぐできるテクニックを教えてください、の真意を探る」とも関連して、テクニックだけではファイリングはできないと言うことを感じていただければと思います。

 

【意識とは】

　「ファイリングをしよう、やるべきだと言う志」

　これがないと、どうにもなりません。ファイリングは人が主体となって行うものであり、人を動かすのはやっぱり意識です。いくら良いことでも、やろうと言う気がなければやりません。世の中、ファイリング以外でもこういう状態に陥って進まないものってたくさんあると思うんですよね。

　意識がめちゃくちゃ高い人は、知識なんかなくても、少々面倒なやり方でも力技でやり遂げてしまいます。周りにもそういう人っていませんか？ファイリングなんかは、テクニック自体はそう難しくありませんから、意識だけでできちゃっている人もいますよね。こういう人は何をやらせても自分で調べてやり遂げてしまいます。

　ただ、意識は個人によってばらつきがあったり、時間によって減衰したり、いくつものことに同時に意識を注ぐということが出来ないというデメリットもあります。

 

【知識とは】

　「ファイリングテクニックそのものから始まり、推進するためのノウハウ、ファイリングの必要性、やらないとどうなるなど、ファイリングにまつわる知識」

　ここで言う知識とは、すなわちテクニックと言っても良いでしょう。世の中にたくさん出回っている本に書いてあることです。知識がいくらあっても意識がなければその知識を行使するに至らないのですが、意識があり、さらに知識があると効率良くできるようになります。

　世の中、意識が高い人はそう多くありません。ただ、意識はやや低くても、効率よく出来る知識があれば、「これならできそうだ」という人が増えて、裾野が広がります。やってみて便利だとわかると「これ、いいな」となって、今度は意識が高まる。もっとやりたいと言う気になってきます。知識が、意識を喚起するケースもあるわけです。

　ライフハックの本やホームページはたくさんあります。そう言うところをチェックすることで、意識を喚起するくらいの知識と出会えると良いですよね。

 

【組織とは】

　「定期的なチェックによって意識の低い脱落者を救い、スケジュール通りにファイリングイベントを実施し、知識不足の人を教育するファイリングの推進組織」

　ある程度の強制力を持った組織が、計画を立て、スケジュールに沿ってやらせたり、チェックしたりすることによって、意識が低い人にも強制的にやらせることができます。個人の知識や意識だけに頼ると実施のレベルにばらつきが出るので、ことファイリングにおいては成果が出にくくなってしまいます。一番レベルの低いところが基準になってしまうんですね。

　我々も、コンサルティングではファイリング推進委員会と言ったような組織を作っていただきますし、セミナーでもそうした組織を作ることをお勧めしています。また、定期的にチェックや教育する機会を設けることによって、知識や意識を維持させることも提案します。

　最初は強制力によるものであっても、いずれは自発的に回るように仕向けて行くのが組織の理想です。

 

【ファイリング三識の総和が一定に達すればファイリングは進む】

　ファイリングの構築や維持の成否はこの３つの総和にかかっていると思います。理想はこの３つが平均的に一定のラインを維持することです。

　私は車が趣味なのですが、一般公道でも似たことが起きているように感じます。

　交通ルールや運転の仕方という知識があるわけで、それらを学ばないと免許をもらえないわけです。教習所があったり、免許センターがあったり、教育する組織もちゃんとあるわけです。ルールも道路標識という方法で見える化されて初めての地域で知識が不足していても決まり通りに走れるように整備されています。守らなければ罰則もあります。

　公道にも色々問題はありますが、それでもある程度きちんと回っていくのは意識、知識、組織の総和が一定水準に達しているからです。

　ただ、こちらも意識がなければ全然ダメですね。守る意識がない人は標識があろうが、罰則があろうが、違反をするわけです。

 

【組織は知識と意識の調整機関】

　つまり、三識の中でも意識は必要不可欠、ということになります。ただ、意識というのは個人単位でかなりばらつきがあるのが良くないところです。ですから、意識というエネルギーを調整するために組織が必要です。

　実は今の我が国が今、それに近い状態だと思います。経験したこともない巨大な地震の後、東日本の復興に対する意識が特に高まりました。その結果、組織力が伴わなくても、総和として一定ラインを超えているので「皆で日本を盛り上げていこう」と言う想いが行動として成り立っていると思うのです。これは大変素晴らしいことだと思います。次なる問題はこれをどこまで持続させられるか、ですね。

　つまり、人によっては意識が長続きしないと言う性質があるわけです。放っておけば減衰しますし、次の大きな事象があればそちらに意識が行ってしまいます。

　例えば宮崎県のホームページでは今（本稿公開時）でも新燃岳の噴火や鳥インフルエンザの災害に対する寄付金・義援金を募集しています。今もそうした支援を必要としているところが東日本以外の我が国にもあるわけですが、今、殆どの人の意識は東日本に集中していると思います。

　過去にも食品に薬品や不純物が混入していたような事件なども過去にありました。

　「もうあそこの商品は絶対に買わない！信用できない！」

　と、その瞬間は心に決めた方も多いと思います。でも、今もそれが続いている人は少ないと思います。そう誓っても、買わずして持続可能な生活方法を具体的に描かなかなければ、こういう日々のことは続いて行かないと思います。

　何が言いたいかと言うと、ファイリングも導入当初は意識が高い。これはこれで素晴らしいことだと思います。導入時から意識が高まりきらないところもあるわけですから、それに比べたらずっと良い。

　ただ、気をつけなければいけないのは一歩引いて、持続できるかを見定めることです。

　失敗例として、導入時に意識が上がり切らなくて全然進まない、というがありますが、熱しやすく冷めやすい特徴のあるところだと、導入時に高すぎるハードルを設定してしまい、継続できずに短期間で崩壊する、というケースもまたあるのです。

　つまり、意識が減衰した後でも淡々と継続できる内容にしておかないといけません。次の事件が起きました、だからファイリングどころじゃないから止めました、じゃぁ意味がないんです。

　ファイリングは仕事の一部であり、完了した後は書類が仕事の証明になるわけですから、書類は仕事そのものなわけです。だから「ファイリングどころじゃない」っていう選択肢は本業を否定しているに等しいわけで、本来ないはずです。

　なのに時間がたって意識がなくなってくるとなぜか矛先がそっちに行っちゃう。思い立った時の意識はどこへやら、何か緊急のことを言い訳にして、楽をしようとする。完全に人間の弱さです。目先しか見えていません。

　ファイリングは意識の高いときだけやるものではありません。継続するから効果があるのです。この先何が起きても、継続できるようにしておくことが求められるのです。

　こういう所をうまく制御するのが組織なわけですね。個人個人のばらつきを平均化し、意識が減衰しないようにスケジュール通りチェックと教育を継続しないといけません。

　社内の意識がファイリングに向いていない時、継続するのは辛いことだと思います。しかし、それでも淡々と継続することが、ファイリング推進のための組織の力だと思うのです。