皆さん、こんにちは。キングジムファイリング研究室の野原です。

　前回のブログで「整理・整頓」という言葉を何度か使いました。今日はこれについてのお話をすることにしましょう。

　整理整頓と一口にいわれますが、「整理」と「整頓」は実は意味が違います。ご存知ですか。

　製造業などの方は「５Ｓ」でそのことをご存知かもしれません。５Ｓとは、整理・整頓に始まり、清掃、清潔、しつけ、と続く、頭文字の５つのＳです。安全に、効率よく作業を進められるよう、皆さんまじめに取り組んでいる活動です。ただ、オフィスワーク中心の方はご存じない方もいらっしゃるようです。

 

【整理と整頓の違い】

　それでは、整理と整頓の違いを見てみることにしましょう。

【整理】要るものと要らないものを分け、要らないものを捨てること
【整頓】要るものを誰でもすぐに出せるように秩序だてて配置すること

　整理は捨てることを意味し、整頓は誰もが素早く探せることを意味していて、これは、ファイリングと共通することに気づきます。

 

【整理する】

　製造現場で成果を出している「５Ｓ」も最初は整理、つまり捨てることから入ります。要るものと要らないものを分け、要らないものを捨てていく作業です。

　５Ｓの本などを読むと「赤札作戦」などの「整理」の手法が紹介されています。赤札作戦は、ファイリングでも十分通用する方法です。前回のブログで「捨てるものに赤い付箋を付ける」という方法をご紹介しましたが、あれは赤札作戦を簡略化したものです。

 

【整頓する】

　要らないものを捨てた後、残ったものは何でしょう。

　もちろん、要るものですよね。要るからと言って、ただ置いておけばいい、積んでおけばいいのではありません。

　では、どうするか。

　誰でもすぐに探せるようにすることが必要です。それが整頓です。だから、整理の次が整頓なのですね。

　さて、整頓ために最低限必要な情報は、ファイリングでは「戻す場所」と「いつまでそこに置いておくか（＝捨てる時期）」の２つだと、私は考えています。

　使い終わったら速やかに、かつ、間違いなく元に戻され、要らないものは捨てられて、管理できる分量を超えない、だから誰でもすぐに探せる、と言うわけです。

　情報は通常、新しいほど価値があり、古いほどその価値は下がります。そしてある時から「要らないもの」になるのです。価値があるうちは「戻す場所」に戻されなければなりませんが、価値が低下し、要らないものとなった後は、捨てられなければなりません。

　そして、空いた場所にはより利用頻度の高い、新しい情報が入ることになるのです。これが、情報ライフサイクルとなるのです。

　情報はどんどん入って来ます。捨てなければいけない情報もそれだけたくさん発生します。戻しただけじゃ、ダメなんですね。だから、ファイリングの場合、整頓にも「捨てる」に繋がる概念、「いつまで置いておくか」が必要なのです。

 

　前回のブログで「戻す場所」と「捨てる時期」を色分けで表示している写真を紹介しましたが、これは、整理・整頓を維持するためにとても重要な情報だからなのです。

　皆さんも、いらないものを捨てた後は、戻す場所といつまで置いておくかの２つを決め、表示してみましょう。

 

　いかがですか。ちょっと書類特有のアレンジはあるものの、ファイリングも５Ｓの入り口である整理・整頓が基本になっているわけです。

　ですから、５Ｓをご存知の方々には、ファイリングとはオフィスの５Ｓです、と説明することにしています。そうすると話が早いですし、５Ｓは成果を出せると皆さんご存じですから、そういったニュアンスも加わる「ファイリングはオフィスの５Ｓ」というのは、とてもいい表現ですね。

　整理と、整頓。

　漠然と使っていた言葉も、意味を知って改めて見直してみると、いろいろ改善点が浮かび上がって来るのではないでしょうか。