皆さんこんにちは。キングジム、ファイリング研究室、ファイリングコンサルタントの野原です。

　前回「サラリーマンでもできる！脱ガンジガラメの働き方」に引き続き、サラリーマンにもできる脱ガンジガラメの働き方、今回はツール編です。

 

【脱「ガンジガラメ」意識でモチベーションをアップする】

　脱「ガンジガラメ」になれるかどうかは、意識一つだと思います。会社のために仕事をしているだけなのか、会社での仕事が、自分のスキルにもなると考えるのか。最終的に自分のためになるなら、スキマ時間も仕事のために使おうという気になります。

　会社のために働く時間は自分のためにはならず、自分のための時間は会社のためにはならないというのでは、時間の使い方がもったいなさ過ぎます。1日24時間、がんばれば両方のためになる方が、圧倒的に効率的です。

　そんなの無理だと決めつけずに、そう考えながら取り組んでみましょう。人生とは面白いもので、ちょっと時間がかかったり、若干形を変えたりしてはいるものの、それでも意外と望んだ通りになるものです。

 

【どこでも、すぐにの環境をいかに構築するか】

　アイデアとの出会いの場は、オフィスだけとは限りません。自分のための時間が、スキマ時間だけという場合もあるでしょう。

　どこでも、どんな状況下でも、思いついたアイデアを書きとめたり、最低限の仕事を進めたりするには何が必要なのでしょうか。

　スマホと紙とペン、これでOKだと思います。いつ来るかわからないその瞬間のために、これ以上のものを持つことは、私はできません。

　そして、重要なことをもう一つ。

　書き留めたデジタルや紙のメモを、どのようにしてワークフローに乗せていくか、もしくは来るべきチャンスに備え、探し出せるようにストックしておくか、です。

　メモは取ったけど、どこにしまったか忘れた、めったに使わない仕組みを使ってしまったがために、いざというときログインパスワードが分からない、では意味がありません。集約することが大切です。

　私の場合は、Gmailがそれで、ここはパソコンでもスマホでも、電源を入れれば確実にチェックしていますので、ここにさえ何らかの形で入れておけば忘れることはありません。私はデジタルデータは時系列に保存する体系が確立しているので、最後はそちらに移しますが、もし、忘れてそのままGmailに残したままになったとしても、検索機能が優れたGmailなら後から探すのも簡単です。

　なので私は、電波のあるところはいきなりGmailにメモをして、ないところは紙に残し、後でスキャンする、というフローにしています。最終的にはデジタル一本化ですね。

 

【紙をどうやってデジタル化するか】

　オフィスなら、ScanSnap、外ならスマホのカメラです。

　当社からは、SHOTNOTE（ショットノート）という超便利なメモパッドが発売されていますので、ぜひご利用ください。

　SHOTNOTEの何が便利かというと、無料でダウンロードできるiPnohe、Androidアプリを使って書いたメモを撮影すると、メモ用紙の外枠を自動で検出し、台形補正してくれることです。撮影すればそれでOK。限られたスキマ時間、台形補正が自動化される恩恵をぜひ、味わってください。

　SHOTNOTEには撮影した画像を管理する機能も付いていますが、私はアプリについている「エクスポート」を使って即座にGmailに送ってこちらからは削除します。いざ必要になったとき、データがPCにあったり、スマホにあったり、という状態にはしたくないからです。

　まだSHOTNOTEアプリ非対応のAndoroidをお持ちの方は対応を待ちつつ、似たアプリを使いましょう。CamScannerなどがお勧めです。台形補正は手動です。 

 

【ちょっとしっかり仕事したいときは？】

　さて、ある程度時間がある時や、書く量が多い時はどうすればよいでしょうか。

　スキマ時間の代表格、電車などでの移動時間は、スキマ時間を得られることが分かっているという特徴があります。分かっているなら、あらかじめ準備して、さらに効率を上げたいものです。

　そこで問題になってくるのが、画面タッチのソフトウェアキーボードではないでしょうか。

　最もいいのは、スマホ本体にキーボードが内蔵されているモデル。設定不要で通勤の電車内でもすぐ使えます。私が昔使っていたウィルコム機はハードウェアキーボードが内蔵されていて、すこぶる使い良かったです。

　内臓キーボード搭載機じゃない、もしくは、きちんと仕事するときは内臓キーボードでも役不足、そういうケースもあるでしょう。

　そんな時には各社から発売されている、モバイルキーボードがお勧めです。いろいろありますが、私はとにかくケーブルがうっとおしいので、Bluetoothなどを使ったコードレスタイプが好きです。

　ちなみに当社からは、iPhone、iPad専用ではありますが、Bluetoothシリコンキーボードが10月11日に発売されます。

　Bluetoothなのでコードレスです。キーボードはUSBで充電しておきます。設定もすこぶる簡単ですが、それも一度やってしまえば次からはお互い電源を入れればもう認識してくれます。

　折りたたみなどの機能はありませんが、8mmという薄さと、シリコンの手触りが特徴です。シリコンのおかげで少々不安定な場所でも滑らず結構安心感があります。出先では必ずしも平らなテーブル出会えるとは限りませんので、これはありがたいです。かばんに入れても他の物を傷つけないのもいいですね。

　ソフトウェアキーボードで入力するより、圧倒的に作業性が向上するのは言うまでもありませんが、それに加えて便利なのが、とにかくソフトウェアキーボードがなくなるため、画面が広くなることです（下の写真）。iPhoneだとよりその恩恵は大きいかと思います。

　

　車の中など、テーブルのないところで作業する場合も、たとえばiPhoneはホルダーを使って見やすいところに固定し、キーボードは膝の上、などの使用方法も可能。

　たとば、こんな感じ（↓）。まさにどこでもオフィスの完成です。キーボードは早くAndroid版も出してほしいところです。

　ちなみに、写真のペンとiPadスタンドケースも当社の商品です。ペンの頭は静電式タッチパネル用のタッチペンになっています。紙に書くにも、スマホを操作するにも使えていいですね。各商品の発売日など詳しくは以下をご覧ください。

・Bluetoothシリコンキーボード
・iPhoe、iPadスタンドケース
・Toffyタッチペン

 

　いかがでしたでしょうか。とにかくまずはスマートフォンと紙とペンで始めてみましょう。その先に必要なツールは、仕事のスタイルによって人ぞれぞれ。必要に応じて買い足していけばよいかと思います。

　自分に合ったツールを手に入れれば、わずかなスキマ時間もかなりの戦力になってくることを実感できることでしょう。そうなるころ、きっと「ガンジガラメ」の状態から脱しているはずです。