皆さんこんにちは。キングジムファイリング研究室の野原です。

　いつもファイリングノウハウの話ばかりではつまらないので、今回は少し切り口を変えてみたいと思います。

 

【ファイリングこんさるたんとのお仕事】

　永瀧和貴さんのブログタイトルを意識（？）した見出しにしてみましたが、ファイリングコンサルタントの仕事は、お客様の悩みを聞き、お客様が頑張れば達成できる方法で、お客様に合ったファイリングシステム構築のための道筋を提案することだと思います。

　人も仕事も違えば、扱う書類も違います。
　業務の効率化か、セキュリティ性の向上か、ＩＳＯなどの認証取得か...。ファイリングをする目的も違うでしょう。

　それによって最適な改善方法も違います。ファイリングの正解は一つではなく、組織の数だけあるのです。

　しかし、これはそれぞれに好き勝手な方法で個人ファイリングして良いと言うことと同義ではありません。やはりファイリング方式はなるべく統一することが望ましいことに変わりはありません。

　ただ、盲目的に統一化だけを推進すれば、部署によっては業務に合わない部分が出てきます。便利になるためのファイリング導入が、むしろ効率的な業務の足かせなっては意味がありません。

　どこを縛り、どこを許すか－

　ファイリングに関する色々なルールを決めることは、極論するとこの問いの繰り返しのように思います。これが縛るところが少な過ぎれば目的は達成できませんし、多過ぎればひずみが出るでしょう。

　コンサルタントは、組織によって異なるこのラインを様々な状況を見極め、提案しなければなりませんが、この作業をコンサルタントが一方的に行なうことは良くないことだと、私は思います。やはり、お客様との同意が必要ですよね。

　そのためには、お客様に今の現実を見直してもらい、潜在化している問題点もできるだけ多く顕在化させ、問題を整理していただく必要があるわけです。

 

【全てはこの質問から始まる－何に困っていて、どうしたい？】

　お客様がオフィスの問題点について、全てを洗い出せているというケースの方がまれです。

　「困っていることは確かだが、なぜそうなのかが分からない」
　「書類が整理できていない現状は掴んでいるが、なぜ片付けられないかがわからない」
　「気にしていなかったが、言われてみれば不満だった」

　そうした状況から現状をもう一度見直していただき、どうなったら今の「お困りごと」がなくなるのか、それを聞き出す方法として、私はこの質問に行き着いたのです。

　「行き着いた」なんて言葉を使う割には極めて普通の質問なのですが、この質問の効果にはいつも驚かされています。

　今まで片付けてくれない、ファイルしてくれないといった環境の中、一人で探したり、戻したり、綴じ直したりしていた方からはこの質問で鬱積していたものがワーッと噴出してくることもあります。

　そこまでではないにせよ、漠然と「困っている」ということについて、言葉にして私に説明することでお客様自身も問題点を整理し、気付いていなかった深くに潜む問題点が見えてくるケースがかなりあります。

　問題点を引き出し、整理していくノウハウは石井力重さんがたくさんお持ちなんじゃないかと思っています。私もブログを読んで勉強しないと。

　また、この質問では同時に「どうしたいか」という理想も聞いています。

　現実というスタート地点と、理想というゴールをお客様自身がどう捕らえているかは、コンサルティングのプランを考えるのにとても重要です。

　お客様自身も「どうなりたいか」なんてあまり考えたことがない、という方がほとんどですが、聞いてみると意外と理想はあるものです。「何に困っていて」という現実とセットで質問するから理想が出てくるのかもしれません。

　このお話は次回まで、もう少し続きます。お楽しみに。