ファイリングがゴールではない

　２回にわたって、現実と理想というスタートとゴールを共有する話をさせていただきました。

　今日はその、ゴールに関する補足のお話です。

【目的とゴールを設定する】

　なぜ､ファイリングをしようと思うのでしょう。ＩＳＭＳの認証取得のためでしょうか､コスト削減のためでしょうか。組織の事情によって、色々あると思います。

　目的がはっきりすれば、そのためにどのようなことをしなければならないか、ファイリングのゴールや、優先順位が見えてくると思います。例えば、情報セキュリティ対策が目的であれば、クリアデスクは必須となるでしょうし、セキュリティレベルの色分けといったことも必要になってくることでしょう。

　それを明確にし、何を目指すのかを正確に共有することが大切です。

　ファイリングはオフィスで働くみんなで取り組むものです。やらない人がいれば別の人が代わりにやらねばならず、やらない日があれば別の日に取り戻さねばなりません。

　全員が、毎日、確実にやらなければあっという間に元に戻ってしまいます。ですから、やることをできるだけシンプルなルールにして、みんなに伝えなければなりません。そのためには目的の設定が重要なのです。

【目的ではなく手段】

　目的を設定するのに見誤ってはいけないことは、ファイリングそのものが目的ではないと言うことです。

　ファイリングは業務の基本であり、人が生きていくことにおける水のようなものです。人は水がなければ生きて行くことはできませんが、水を飲むために生きているわけではないですよね。

　ファイリングそのものを目的にしてしまうと、どんなことをどこまでやればいいのかが正しく見定められなくなり、多くは、必要以上にガチガチにするルールになっていきます。世の中のきまりの中にも、似たようなケースに陥っているのを思い当たる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

　ファイリングは業務の上で必要ですが、それが目的ではなく、ファイリングの仕組みに沿って業務を行うことで、効率が上がったり、ミスが減ったり、セキュリティへの対応になったりする一つの手段です。

　それを更に延長すると、内部統制の対策になったり、ＩＳＭＳの認証取得の活動の一部になったりするのだと思います。

　ファイリングは、やって当たり前のこと。出来なければ仕事上のいろいろな所に問題が出てきますが、けっしてファイリングそのものを目的にするものではありません。