こんにちは、システムコンサルタントの長谷川渉です。

グループウェア。多くの方が聞いたことがある（または使っている）ソフト（アプリ）だと思います。

ウィキペディアによると・・・

・企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェア

・情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用される様々な機能を通じて、業務の効率化を目指したもの

・近年では、インターネット・イントラネットの技術向上に伴い、ウェブブラウザを使用したシステムが主流

とあります。（一部引用しました）

まとめてしまうと「ブラウザを使った情報共有による業務効率化」と言えるのではないでしょうか。


さて、グループウェアで共有する情報は、上記にもありますが、やはり

・利用者毎のスケジュール管理（プライベート、パブリック両方含む）
　→　いつ、どこで、何をしているか（していたか）

・業務の進捗管理（携わっている業務、タスク等）
　→　いつまでに、何を、どのようにするか（したか）

・状況（状態）の共有（部、課、チーム毎のグループ単位等）
　→　どのグループが、いつ、どこで、何をしているか（したか）

といったことを主に管理することを目的として利用するのではないでしょうか。

また、オプション的な使い方としては、

・勤怠管理（出社と退社の時間を記録する）
・電子決済（稟議を、電子署名を使って、正式な書類として承認等していく）
・共有ファイル、データ保存/管理（クラウドサービスと同様の使い方をする）

などのようなことも行う場合もあります。


さらに、SNS（ソーシャル・ネットワーキング・サービス）も、多くの人が簡単に使えるようになってきたこともあり、グループウェアにSNSのようなコミュニケーション機能が含まれているものも、あるようです。

多機能、しかも（制限や制約がある場合が多いですが）無料で使えてしまうグループウェアもあり、本来の目的であった「ブラウザを使った情報共有による業務効率化」にとどまらず、コミュニティツールを含めた、業務の中心的ソフト（アプリ）として、今後も多くの企業が利用していくと思います。

ただ、業務に必要な専門ソフト（アプリ）は、他にもさまざまあります。

そして、活用するために必要な情報を入力していく主体は、利用者になります。

あまりに多くの入力先や情報量があると、目的と手段が、ごちゃまぜになってしまうことがあります。（データ入力は手段であって、それ自体が目的になってしまわないように！）

あくまでも「業務効率化」という目的に必要なことは何か、という視点で、便利な仕組みを、選んで使っていきましょう。


＜１分間ＩＴ活用法＞

グループウェアの利用で、個人的にメリットとして感じていることの１つに、企業全体の動きが把握しやすいという点があります。

グループ、個人、プロジェクトといった単位で、それぞれがどのような状況なのか分かることで、いましていること、これからしなければならないこと、したことに対するフィードバックや改善提案等々が、グループウェアでの情報共有から、導き出せます。

そのために一番大事なことは、データ（情報）を、きちんと、正しく入力していくことです。

手間にならないよう、入力作業も効率化するための手段も、考えることが大切だと私は思います。