誠ブログは2015年4月6日に「オルタナティブ・ブログ」になりました。
各ブロガーの新規エントリーは「オルタナティブ・ブログ」でご覧ください。
広報女子の『スイミー的名刺管理』――賞味期限は一週間
»2013年5月10日
誰も書かなかった、広報女子部ログ
広報女子の『スイミー的名刺管理』――賞味期限は一週間
「広報女子部」発起人。美容室広報担当。中小企業の中での広報活動に限界を感じ、広報の集まりである「広報女子部」を設立。月1回の勉強会を通じて、他社の広報との情報交換をしている。
当ブログ「誰も書かなかった、広報女子部ログ」は、2015年4月6日から新しいURL「http://blogs.itmedia.co.jp/703mix/」 に移動しました。引き続きご愛読ください。
皆さんは、名刺交換をされた後、どのようにされていますか？
「名刺管理」という言葉が出てくる時点で、多くのビジネスマンは、名刺は"管理"するものなのでしょうね。わたしは名刺を"管理"している気持ちはしません。というか、『名刺』に収まっているものを別のものに変質するためのアクションをします。
わたしにとって『名刺』は、交換後1週間が "鍵" です。
超絶忙しい時でも、１ヶ月がMAXだと思います。
知識なし、情報なし、人脈なしのわたしにとって、「広報」という肩書きのついた人々はどんな情報が交換できるかわからない未知の宝物です。確かにそれまでの仕事と比較すると、こんなに名刺交換にがんばる自分になるとは思いませんでした。今は、自分を大きな力を持たない一スイミーと自覚し、必要と思うので、敢えて名刺交換に勤しんでいます。
あまりガツガツしているのもよろしくはないけれど、そうも言っていられないい事情があります。結局、中小企業に属するわたしにとって、他の企業の広報さんは"がんばらないと会えない"相手だからです。
この一瞬の機会に躊躇したら、大事な繋がりは獲得できないのです。
そんな真剣な名刺交換でつながった『ご縁』が、今ではたくさんあります。
■まず、日付を入れる。
わたしが名刺の管理に勤しむのは、頂いてから１週間。どんなにバタバタ忙しくても１ヶ月です。それを超えて何も行動しない場合は、その名刺は使う時はほぼないと見ていいでしょう。
頂いた名刺にはいつ会ったか日付を入れます。そして、時間があれば覚えている範囲で似顔絵や、特に印象に残ったことを書き入れます。ココでまず1回目相手のことを思い出します。
■相手に自分へ連絡を取りやすい環境を提供
さて、この1週間内に、基本的にはすべてメールもしくはFaceBookなどを経由したメッセージをお送りしています。これは、相手のメールボックスに自分のメールアドレスを残し、連絡をとってもらいやすくする環境をお渡しするためです。そして、自分自身も相手がどんな人だっけ？ということを思い出す2回目の機会になります。
なかなか広報同士会う機会はないのですが、それでもどこかの会場に行った時に「顔は見たことあるけど・・・誰だっけ･･･（－－；?」と思うことは出てきてしまいます。記憶力には自信がないので、せめてもの努力として複数回思い出して記憶に定着をする努力は致します。
これらのメールは、当然すべてが返信があるものではありません。でも、今後の可能性を生み出すものだと思っています。
みなさんにもわかるように、「あー。これってあの人知ってるのかな？」「あの人に聞けば、教えてくれるかも！」「彼女なら誘ったら来るかも...」と思いながら、相手の名刺を探し、そこから更に小さいアルファベットで書かれたメールアドレスを打ち込むのはめんどくさいものです。
「めんどくさい！」と思ったことから、「やっぱ、いいや」となることがどれだけあるでしょう。せめてそのチャンスを失わないために相手にいつでも連絡をしてもらえる環境をお渡しすることは欠かせないことです。
■名刺交換時から、名刺管理は始まっている
とはいえ、メールを送った相手に「誰だっけ？」とか「返信するの、めんどくさい」などと思われないように工夫する必要があります。
もちろんエクセレントなメールがいつも送れればよいのですが、そうでもないわたしは、お会いした時にあることを欠かしません。
それは、「○○の広報っぽい」を演出することです。
わたしは基本的に広報での集まりだと多くの人と話をするために、一人にかける時間は多くありません。その中でも何をやっている人であり、次はどのような接点があるかもしれない、と思ってもらうためには、"自分が何者であるか"を手っ取り早く伝える必要があります。
美容室の広報をしているわたしは、自社の美容師に「そう見えるように」とオーダーをします。パリ・ミラノのファッション・コレクションでヘアスタイルを作ってきた彼らならば、そのオーダーに応えることが可能です。
かといってモデルばりの格好をしろ、ということではなく、ここは敢えて、世の中の人が考えるステレオタイプを演出してしまうことにより、短時間で相手に対し自分への理解を高めることが可能です。
ちなみに服は黒を基調に着るようになりました。美容系の仕事は今の仕事以外したことがないのですが、黒がサロン系の仕事のテーマカラーだと気が付きました。基本的にアーティスト、というよりも、お客様を引き立てる黒子（クロコ）なんですよね。
■名刺保管について
最後に、保管についてです。保管状態に入ると、もうほとんど名刺は見ませんが、それでも何かがあった時のために保管はします。現物保管だけでなく、Sansanさんが提供されているEightのようなクラウドサービスも大変有効だと思います。どこでも名刺情報がネットで確認できるのは、急に連絡先の確認が必要になった時、とても役に立ちます。
使われたことが無い方は、是非お使いになってみたらいかがでしょうか？
Biz誠内にも名刺に関する以下のような記事があります。
興味ある方は見てみて下さい。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
【"中の人"が名刺をデータ化、情報は常に最新――話題の「Eight」で名刺管理に挑む】
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1304/26/news025.html
【達人に聞いた――どう違う？ 日本と海外の名刺事情 】
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1304/17/news007.html
【なぜ名刺の情報を共有化すると、売り上げがアップするのか】
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1305/01/news002.html
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
◆【告知】～広報担当者さまへ～◆
5月17日広報のための"ネーミング講座"申込受付開始しております。
席数に限りがありますので、ご希望の方はお早めにお申込み下さいませ。
情報は以下で更新される予定です。気になる方は、以下をチェック☆
http://www.facebook.com/kohorenrakukai
「名刺管理」という言葉が出てくる時点で、多くのビジネスマンは、名刺は"管理"するものなのでしょうね。わたしは名刺を"管理"している気持ちはしません。というか、『名刺』に収まっているものを別のものに変質するためのアクションをします。
わたしにとって『名刺』は、交換後1週間が "鍵" です。
超絶忙しい時でも、１ヶ月がMAXだと思います。
知識なし、情報なし、人脈なしのわたしにとって、「広報」という肩書きのついた人々はどんな情報が交換できるかわからない未知の宝物です。確かにそれまでの仕事と比較すると、こんなに名刺交換にがんばる自分になるとは思いませんでした。今は、自分を大きな力を持たない一スイミーと自覚し、必要と思うので、敢えて名刺交換に勤しんでいます。
あまりガツガツしているのもよろしくはないけれど、そうも言っていられないい事情があります。結局、中小企業に属するわたしにとって、他の企業の広報さんは"がんばらないと会えない"相手だからです。
この一瞬の機会に躊躇したら、大事な繋がりは獲得できないのです。
そんな真剣な名刺交換でつながった『ご縁』が、今ではたくさんあります。
■まず、日付を入れる。
わたしが名刺の管理に勤しむのは、頂いてから１週間。どんなにバタバタ忙しくても１ヶ月です。それを超えて何も行動しない場合は、その名刺は使う時はほぼないと見ていいでしょう。
頂いた名刺にはいつ会ったか日付を入れます。そして、時間があれば覚えている範囲で似顔絵や、特に印象に残ったことを書き入れます。ココでまず1回目相手のことを思い出します。
■相手に自分へ連絡を取りやすい環境を提供
さて、この1週間内に、基本的にはすべてメールもしくはFaceBookなどを経由したメッセージをお送りしています。これは、相手のメールボックスに自分のメールアドレスを残し、連絡をとってもらいやすくする環境をお渡しするためです。そして、自分自身も相手がどんな人だっけ？ということを思い出す2回目の機会になります。
なかなか広報同士会う機会はないのですが、それでもどこかの会場に行った時に「顔は見たことあるけど・・・誰だっけ･･･（－－；?」と思うことは出てきてしまいます。記憶力には自信がないので、せめてもの努力として複数回思い出して記憶に定着をする努力は致します。
これらのメールは、当然すべてが返信があるものではありません。でも、今後の可能性を生み出すものだと思っています。
みなさんにもわかるように、「あー。これってあの人知ってるのかな？」「あの人に聞けば、教えてくれるかも！」「彼女なら誘ったら来るかも...」と思いながら、相手の名刺を探し、そこから更に小さいアルファベットで書かれたメールアドレスを打ち込むのはめんどくさいものです。
「めんどくさい！」と思ったことから、「やっぱ、いいや」となることがどれだけあるでしょう。せめてそのチャンスを失わないために相手にいつでも連絡をしてもらえる環境をお渡しすることは欠かせないことです。
■名刺交換時から、名刺管理は始まっている
とはいえ、メールを送った相手に「誰だっけ？」とか「返信するの、めんどくさい」などと思われないように工夫する必要があります。
もちろんエクセレントなメールがいつも送れればよいのですが、そうでもないわたしは、お会いした時にあることを欠かしません。
それは、「○○の広報っぽい」を演出することです。
わたしは基本的に広報での集まりだと多くの人と話をするために、一人にかける時間は多くありません。その中でも何をやっている人であり、次はどのような接点があるかもしれない、と思ってもらうためには、"自分が何者であるか"を手っ取り早く伝える必要があります。
美容室の広報をしているわたしは、自社の美容師に「そう見えるように」とオーダーをします。パリ・ミラノのファッション・コレクションでヘアスタイルを作ってきた彼らならば、そのオーダーに応えることが可能です。
かといってモデルばりの格好をしろ、ということではなく、ここは敢えて、世の中の人が考えるステレオタイプを演出してしまうことにより、短時間で相手に対し自分への理解を高めることが可能です。
ちなみに服は黒を基調に着るようになりました。美容系の仕事は今の仕事以外したことがないのですが、黒がサロン系の仕事のテーマカラーだと気が付きました。基本的にアーティスト、というよりも、お客様を引き立てる黒子（クロコ）なんですよね。
■名刺保管について
最後に、保管についてです。保管状態に入ると、もうほとんど名刺は見ませんが、それでも何かがあった時のために保管はします。現物保管だけでなく、Sansanさんが提供されているEightのようなクラウドサービスも大変有効だと思います。どこでも名刺情報がネットで確認できるのは、急に連絡先の確認が必要になった時、とても役に立ちます。
使われたことが無い方は、是非お使いになってみたらいかがでしょうか？
Biz誠内にも名刺に関する以下のような記事があります。
興味ある方は見てみて下さい。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
【"中の人"が名刺をデータ化、情報は常に最新――話題の「Eight」で名刺管理に挑む】
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1304/26/news025.html
【達人に聞いた――どう違う？ 日本と海外の名刺事情 】
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1304/17/news007.html
【なぜ名刺の情報を共有化すると、売り上げがアップするのか】
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1305/01/news002.html
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
◆【告知】～広報担当者さまへ～◆
5月17日広報のための"ネーミング講座"申込受付開始しております。
席数に限りがありますので、ご希望の方はお早めにお申込み下さいませ。
情報は以下で更新される予定です。気になる方は、以下をチェック☆
http://www.facebook.com/kohorenrakukai
