皆さん、こんにちは。キングジムファイリング研究室の野原です。
前回の「色分け」、いかがだったでしょうか。今回の小改善お話は「表示する」です。

 

【面倒臭がりこそファイリング】

　ファイリングの大敵はなんでしょうか。色々ある中で、最大の敵は「面倒臭い」、これです。これは誰もが心に持っている気持ちです。

　自慢になりませんが私もまた、モノグサな性格です。では、なぜファイリングできるのか？

　それは、面倒臭くないように工夫しているからです。そしてその結果、書類がすぐ見つかる、仕事がテキパキ進むのですから最高です。モノグサほど、どうしたら楽できるか考えますから、むしろそう言う人ほどファイリングが磨かれるのかもしれません。

 

【中身を表示して面倒を解消】

　この中には何の書類が入っているのか？見出しに表示がなければ分かりません。ファイルなら開かなければ分かりませんし、封筒なら出さなければ見えません。つまり、面倒なわけです。

　ひとつだけならまだしも、書類探しでこれを延々繰り返して行くとしたら...。私なら即座に挫折しますね。

　これを避けるためには中に何が入っているのか、書けば良いのです。これが表示です。

　見出しが見えやすいキングファイルやボックスファイルは表示がとても効果的です。

　机の上の「立てる」を実施したホルダーにも何の案件か、表示してみましょう。ボックスに収めたまま何の案件か分かるようになり、「抜き出さないと分からない」という面倒を解消したのです。

 

【ルールも表示し、効果倍増】

　内容だけでなく更にルールも表示してみましょう。ルールを表示すると、以下のような効果があります。

■ルールを忘れない、間違えない
　シンプルなルールが二つ、三つ程度ならいいのですがなかなかそうも行きません。分類や戻す場所など、ルールはたくさんありますから、やはり表示がないと分からなくなってしまいます。

■ルールを守っているか確認できる
　表示があれば、ルールを知らない人でも守れます。ここに書いてあることと違うよね、と指摘できます。そんなの知らないよと言われることもありません。

 

【直感的な色分け、確実な文字】

　色分けは直感的に判断できますが、複雑なことは伝わりません。「緊急」と「重要」は同じ意味の時もあれば違う意味の時もあります。でも色で示すとしたら、きっと両方赤になってしまうでしょう。多くの情報量や細かなことを正確に伝るには文字の表示なのです。

　ですから、色分けと文字を組み合わせ、双方のデメリットを補う表示こそ、あなたの仕事を楽にしてくれる改善と言えるでしょう。

　ちなみに私は数日程度短期的なものは付箋に手書き、それ以上使いそうなものはテプラで作っています。

　写真はルール表示の例ですが、前回ご紹介したボールペンの色分です。これはテプラで表示しています。ＰＣリンクのテプラでフォームを登録しておけば、いつも同じラベルがすぐ作れて更にラクですね。

　テプラも付箋も文字が表示できて、色もたくさんあるので、色分け＋文字表示には最適なツールです。とにかく始めてみて、効果を感じてみることが大切です。

 

【効果のほどは？】

　さて、ここまでやってきた「立てる・色分けする・表示する」効果はいかがでしょうか。それぞれが互いに作用し合い、探し易く、戻し易い環境になったのではないでしょうか。

　今までの方法を変えたり、表示をしたりするのは目先の「面倒」はあるかもしれません。しかし、それは慣れてしまえばわずかのことです。それで後はずっと楽ができるのですから、一度味を知ったらファイリングは苦痛どころか、むしろ楽しく思えてくるでしょう。

　もっと便利になりたい、キレイにしたいと思ったら、更に発展させたり、新しい文具を買ったりしていくのも楽しいことです。また、自分にはちょっと...と感じたら、できそうな所まで簡略化すればいいのです。

　毎日毎日、変化なく行われていたことが、「お！便利～」と思えるようになっていく、自分の仕事の仕方が徐々に効率化されていく様子はあなたをきっと前向きにさせてくれることでしょう。ファイリングは便利で楽しいものなのです。