皆さんこんにちは。キングジム、ファイリング研究室、コンサルタントの野原です。

　今回は、前回の内容を受けて、少し具体的なテクニックで例を示したいと思います。まだの方は、ぜひ前回の「すぼら、ものぐさ、面倒くさがり...み～んなファイリングの貴重な素質！」もご覧ください。

 

【面倒くさがりほど片づく！？こんな方法】

　皆さんは、いらないものをどのように捨てていますか？

　当社の場合は、定期的に産廃業者さんが来てくれるのですが、段ボール箱に「廃棄」と書いて置いておけば、取りに来て持って行ってくれます。ラクですよね。

　さて、私はセミナーやコンサルティングでは「ファイリングは捨てること！要るものと要らないものを分け、要らないものは捨てましょう」などと指導していますが、その、「要るものと要らないものを分ける」その判断が面倒臭いんですよね、わかります。

　そういう方にはこんな方法があります。まず、「廃棄」と書いた段ボールを用意し、何も考えずに机の中のものをぜ～んぶ、そっちに移動してしまいます。面倒な選別は一切不要です。とにかく機械的に移動します。

　はい、お疲れ様です。面倒なことはこれですべて完了しました。

　後、余力のある人は、そこから必要なものを取り出し、机に戻して行って下さい。

　面倒くさいですか？

　その場合は、段ボールの口を閉じれば、あとは産廃業者が取りに来るのを待つだけ。いつでもドロップアウトOKです。早くドロップアウトすればするほど、机の中はさっぱりするのですから。

　段ボールから拾い出すくらいのことが面倒臭いようなものは、ハッキリ言って要らないんです。これまでも必要だからあったんじゃなくて、捨てるのが面倒だったからあっただけのものです。面倒くささを味方につけたことで、廃棄が一気に進みます。

　この方法は強力です。また、別の片づけにも応用可能ですので、ぜひトライしてみてください。

 

【日々の書類はこんな方法で！】

　今まで蓄積されたずぼらの結晶はこれで何とか除去されました。後は、日々発生する書類の廃棄です。

　小さなことでも毎日となると、やっぱりこれまた面倒ですよね。時間がある時はいいんですけど、忙しい時だとつい「あとで」となって、一度それをやっちゃうといつの間にか机の上に要るのか要らないのか判断を先延ばしした書類の山が次々築かれて行ってしまいます。

　この対策はどうすればいいのでしょうか。

　要は同じなのですが、こちらもやはり、「廃棄」と書いた箱を足元にでも用意し、出てきた書類のうち、戻す場所をその場で確定できないものについては無条件にここに放り込みます。

　もう一度言いますが、収納先があるものはいいんですよ。明確な行き場がないものだけです。ファイリングで「管理する」とは、戻す場所と捨てる時期を明確に決めることです。その一方である「戻す場所」を設定できないのですから、これは不要となる可能性大の書類です。

　もうお分かりですよね。さっきと同じです。

　必要な時が出てきたら、この中を探って取り出せばいいんです。しかるべき場所に行ったもの以外はここにしか入れていないのですから、ここだけ探せばいいんです。探す場所が特定されているっていうのは、検索時間の予測もしやすいですし、以外と安心感があるものです。

　それさえ面倒だという程度の重要さだったらそれは要らないも同然です。

　いっぱいになったら、段ボールの口を閉じて捨てるだけ。なんてラクなんでしょう。

　機密文書を足元の段ボールに放置できないルールの会社は、この箱を施錠できる机の中にセットするしかありません。さっきの方法で、机の中にもスーペースを確保してください。書類を引き出しに直接入れると捨てる時になってから箱を探したりと結構面倒で単なる書類溜まりになります。箱ごと抜き取ればいいようにしておいた方がラクです。

　ちなみに私はこの方法使っているのかというと、使っていません。私の場合、この段ボールという緩衝地帯は作らず、しかるべき場所がない、もしくは用意できないものに関しては、即シュレッダー行きです。これが一番ラク。みなさんもこの段ボールに一度入れるという方法に慣れてきたら、多分そうなると思います。

 

【捨てるということは仕事を見通すこと】

　捨てるという判断ができるということは、この先この書類を見ることがあるかどうか、予測することです。自分の仕事が見通せれば、今までの経験からその書類がどの程度利用されるのか、ない場合はどう対応するか、それが受容できるリスクかどうか、判断できるはずです。

　ビジネスパーソンなら、限られた時間とお金を、どこにどれだけかけるべきか、常に考えているはずです。書類管理にも、コストも工数もかかっているわけですから、不要なら捨て、必要なものだけに適切なリソースを振り分けなければならないはず。だから書類にも目を向けましょう。

　今回ご紹介したような方策を採ると、都度、判断を迫られます。段ボールから書類を取り出すということは、判断が間違えていたという「答え合わせ」になるわけです。次回からは修正されるでしょう。

　なぜ修正されるのか？それは一度判断しているからです。判断しないで積み上げているだけでは、検証もできません。よって見通す力が磨かれるはずもありません。いつまでたっても判断できないままなのです。

 

　いかがでしたでしょうか。書類の要・不要を判断することは、どれだけ仕事を理解しているかという自らへのテストです。これを繰り返すことで仕事を見通す力は確実に磨かれます。これは、机がきれいになるというレベルにはとどまらない、貴重なノウハウです。

　ファイリングは、必ずあなたの役に立ちます。

 

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