みなさんこんにちは。キングジムファイリング研究室、コンサルタントの野原です。

　今日は、ファイリングの考え方を他のことに応用することを考えます。

 

ファイリングの考え方を、タイムマネジメントにも応用する

　ファイリングとは捨てることです。もう少し付け加えて言うと、いらないものは捨て、いるものは管理する、ということです。

　タイムマネジメントに応用するとは、この考え方を、時間管理にも当てはめるということです。このことにはこのブログでも時々触れてきましたね。

　要る・要らないを分けるためには、いろいろな判断基準があると思うのですがそれが見える化されていないと正しい判断ができません。頭の中だけでの考えでもある程度の判断はできますが、見える化した時とはそのレベルが違います。手帳でもgoogleカレンダーでも何でも結構です。自分に合ったツールを見つけて、自分がやるべきことを書き出してみましょう。

 

仕事に優先順位をつける

　これは仕事術では良く語られていることですね。良く語られるということは皆さんそれなりに効果を感じている方法だからと言えるでしょう。

　書き出した仕事は、思いついた順だったり、やる時間順だったりしています。これに優先度という順位をつけていくわけです。さらに私の場合は、優先度だけでなく、重要度も考えの中に入れています。この考え方は、誠ブログで初めて知った、スティーブン・コヴィーの『７つの習慣』を読んで取り入れました。

　私は重要度と緊急度をそれぞれ５段階に分けています。

　緊急度の５段階は実にシンプルで、

５．今日やること、
４．明日までにやること、
３．明後日までにやること、
２．一週間以内にやること、
１．それ以降でいいこと

５段階。高いのが５で１が低いです。

　悩むのは重要度だと思います。私の場合ははズバリ、自分の成長のためになる度合いで決めています。

　会社のためという判断基準だと特に最初のうちはどれも５のような気がして差が出ません。自分の成長は、会社にとっても良いことのはず。ですので私は、自分にとってどれだけプラスになる仕事かで重要度を示しています。仕事以外のやることもすべてこれで一括管理しているという理由もあります。

　限りある時間という資産を、どうやって効率的に使うか。この考えは、経営者意識を持つにはとても良いことだと思います。短期的なことではなく、長期的な視点も取り入れると、徐々に重要度で１～５がつけられるようになってきます。

　まず見なければならないのは、重要度も緊急度も低い仕事です。それこそまさに「捨てる」に値する仕事の可能性が高いです。やめることを前提に見直してみましょう。

　次に問題なのは、緊急度は高いが重要度の低いものです。緊急性が高いので、優先的に取り掛かるわけですが、重要度は低いので、単に仕事に追われるばかりであなたを成長させてくれません。

　あなたを成長させない作業に時間を割くことを、会社だって望んではいないはずです。こうしたことはやめるか、やるにしても時間を掛けずに済む方法はないかなどを考えます。

　「そんな方法ない」と頭から決めつけず、「解決すべき問題点としてある」と、常に意識していることが大事です。そうしていないとせっかくのヒントと出会えても、それと気づかずに見過ごしてしまいます。

 

時間は作るもの

　私は無駄な作業をなくすためのヒントとして有効となるのは、時間投資だと考えます。予め準備しておいたり、流用できる汎用性の高い下地を作っておくいて、いざ仕事が降ってきた時にやればいいのは必要なところをちょっと変えるだけでいいとか。例えて言えばそういうことです。

　時間投資の優先順位はどうなるかというと、「重要度は高いが緊急度は低い」となります。これに属する仕事は、来る仕事に日々対応しているだけではまず着手できません。未来の自分とアポを取り、お客様とのアポのように確実に守り切り（ここ重要です）、必ず実施する、強い意思が必要です。緊急度は低いわけですから、そうしなければ常に緊急度の高い仕事に押しのけられてしまうでしょう。

　仕事を追いかけている人　－仕事に追われているのではなく－　は皆、自分を高めるための時間を自ら作っているのです。

　そうやって時間投資することで、緊急度は低いのに今日すませなければならないといった仕事にあまり長い時間をかけずに終わらせられるようになるのです。

　自分の仕事に緊急度と重要度で優先順位をつけて行くと、緊急度が高いとしたはずなのに、今日もやらず、明日もやらず、どんどん持ち越されているものがあることに気づきます。

　つまり、自分の認識と現実は違って実は緊急ではなかった、ということですね。最初のうちはこうした「ブレ」が結構あります。そういうのは、どんどん修正していきます。緊急だと思っていた仕事が緊急でなかったり、重要だと思っていた仕事が重要ではなかったりして、自分の仕事だどんどん「整理」されていきます。

　こうしたことができるようになっていくのは、何より仕事を書き出して、「見える化」したからに他なりません。頭の中で考えるのではなく、目に見えるようにして行くことが大切です。これも、ファイリングの考え方と一緒ですね。