皆さんこんにちは。キングジムファイリング研究室、ファイリングコンサルタントの野原です。

　USTREAMセミナー、ご覧いただきましたでしょうか。今回は、2012年1月27日に放送されたUSTREAMセミナーの連動企画と言うことで、そこでお話しできなかったことなども含めて、ここに詳しく書いていきたいと思います。セミナーをまだご覧になっていない方は、こちらからぜひご覧ください。

　さて、前回のブログの事例ような、せっかくメモをしたのにそのメモが見つからず、悔しい思いをしたことはありませんか。そんな悩みを解決する方法をご紹介いたします。

 

言われてみればカンタンですね...。こんな工夫でメモ探しは一気に解消！

　私が今、実際にやっていて、お客様にもお勧めしているのがこの方法、「メモの一本化」です。名づけて「1日1枚A4メモ」。

　やり方はカンタン。A4用紙を1枚用意するだけ。

　この1枚にとにかくメモは集約します。私はよく電話も受けるのですが、その時のメモもすべてここ。アイデアだしで考えることも、打ち合わせメモもみんなこの用紙です。

　今日1日のメモを全てここに集約するわけですね。だから、メモを探す先が一か所で済む。私はA4用紙は折りたたんでワイシャツの胸ポケットに入れています。これならいつでもメモできます。

　伝言を伝えるなど、メモした案件が終わったら、「1日1枚メモ」の方も走り書きもボールペンで消します。

 

　さらに私はもう一工夫して、あらかじめ予定されていた今日やるべき仕事を、このA4用紙に印刷しています。あらかじめ予定されていた仕事　－たいていは複数日に渡る仕事－　はこちらで管理できます。終わったら同様に赤で消します。 印刷しているのは、「見える化すれば仕事もファイリングできる」でご紹介した、仕事を優先度と重要度でマトリクスに配置したものです。

　メモして、終わったら消す。そうすれば、やり残しがないか、すぐにわかります。消せていなかったものは、積み残し分として明日は、「予定された仕事」としてあらかじめ印刷される方に移ります。

　１日の終わりにこの用紙をスキャンして、それでおしまい。１か月分をPDF１ファイルにしてとっておいています。A4メモはシュレッダー行きです。

 

マメモのToDo機能を使えば、メモの見忘れも防げる！

　しかし、こういうこともあります。

　１７時に電話を折り返す約束をして、A4メモに書いておいても、１７時の段階で別の仕事に集中してしまい、「メモを見ること」そのものを忘れて折り返せなかった、というようなことです。

　「1日1枚A4メモ」では残念ながらこの問題は解決できません。メモが1つに集約されているので、とにかくここさえ見ればいいので、そういうことはかなり減りますが、しかしながらそれさえも忘れてしまうくらい仕事に集中してしまうこともあります。

　こういう時には、キングジムの卓上メモ「マメモ」のToDo機能を使うと良いかと思います。

　マメモは、液晶画面に手書きしたメモを99枚まで自動で保存できる、デジタルなのにどこかアナログな卓上メモです。

　　　

　メモをマメモ１台に集約するというのは、「1日1枚A4メモ」と考え方は同じです。とにかくここさえ見ればすべてある、という状態にします。

　マメモには書いたメモに時間を設定することができます。電話番号などを記載したメモに折り返し時間にアラームが鳴るように設定しておけば、仕事に集中していていも、マメモが時間になったことを教えてくれます。画面を見れば、必要なメモが表示されていますので、あとはそこに電話をすればいいわけです。

　これなら、メモを見忘れるという問題も解決できますね。

　マメモは99枚分のメモスペースがありますが、１枚ずつしかめくれないので、あまりたくさんストックしないように心がけましょう。私は、１０枚を超えてきたら、要らないメモはないか、確認するようにしていました。

　あとは、特別期限がないような仕事も暫定的にアラームを設定し、その時点で、不要か、完了か、まだ先でもいいかを再度確認するようにします。不要・もしくは完了していればメモは消します。まだ先でもいいなら、アラームを再設定します。とにかく、要らない→でも見ない→だから溜まっている、という状態をいかに脱却するか、工夫するべきですね。

 

　いかがでしたでしょうか。

　探さなくても済むようにするには、とにかく一つにまとめること。ここさえ見れば全て確認したことになる、という状況を作ることです。あっちに置いたかもしれない、いやこっちに書いたかも...？では、不安で仕方ありません。

　管理するものを減らせば、自然と管理できるようになるものです。

　さて、次回はもちろん、USTREAMでお話ししたもう一つのお悩み、名刺の整理方法です。お楽しみに。