「単に時間をとっていないだけではないでしょうか...？」

　コンサルタントという肩書が邪魔になるのは、こうした当たり前すぎる指摘をする時です。

　こんにちは。キングジムファイリング研究室、コンサルタントの野原です。今回は、「ファイリングできない理由」のお話です。では、続きをどうぞ...。

　ファイリング自体当たり前の積み重ねの行為なので、ある程度仕方ないのですが、コンサルタントなんだから専門家としての知見で理路整然と、目からウロコのテクニカルな話が出てきて、みるみる修正されていくものだと期待されている部分はあるかと思います。

　そこに、原因として誰でも思いつくような当たり前すぎる答えというのは、ちょっと勇気がいります。中でもその筆頭が「時間をとっていないだけ」なのですが、これが原因となっているケースは非常に多いです。

　ファイリングは人が行う一つの行動です。自動的にやってくれるものではありません。時間を確保しなければ、できるわけがありません。テクニックの面で、そこにかける時間を減らすことは可能でしょうが、ゼロというのは不可能です。

　やり方が分からないわけでも、社員がだらしないわけでもなく、単に時間を確保していなかっただけ、という極めて単純な原因だった。繰り返しになりますが、このケースは結構あります。

 

【時間を作ることが難しい】

　自分自身も続かないのに、ファイリングは組織でやることなので、他の人にも協力してもらわなければなりません。

　人を動かす、というにはテクニックが必要で、こうなってくると私の専門分野ではなくなってくるのですが、「やって下さい」と言ってやってくれるというのは極めて稀です。

　「やってみせ、言って聞かせて、させてみて、誉めてやらねば人は動かじ」みたいなもので、人を動かすためには言うだけでなく、「やる」ための前準備をしてあげるなど、ある程度は仕向けが必要です。「やる」ことだけに集中できるよう、余計な心配は排除してあげたり、環境を整えてあげないと、「やる」前の段階で挫折してしまいます。

　で、私は、自分が続けるにも人に協力してもらうためにも、用意してあげるものとして最も重要なものは「時間」だと思っています。

　やることを指示するだけでなく、そのための時間を確保し、この時間はそれに専念すること、と言うところまで指示に入れます。「なんでそんなことしてるんだ」とは絶対に言われませんよ、という環境を用意するわけです。

　「勤務時間中にお片付けなんかしてると暇だと思われるんじゃないか」「重要度の低い仕事をしていると思われるんじゃないか」やはり、そう言う不安はあると思います。

　ファイリングは重要な仕事の一部ですので、そもそもそう言う不安を抱いてしまう環境をそのものを変えるべきなのですが、組織として時間を確保する、という行為が「ファイリングは仕事の一部だ」という証明であり、それを積み重ねて行くしかありません。

　そうすれば「やらないことがおかしい」「ファイリングしていないことは仕事を完遂していない」という認識に変化し、「重要度の低い仕事をしている」と思われるという不安も消えていきます。そしてやるための時間も仕事として確保することができるような循環ができていきます。

　ちなみにファイリングの効果として余剰時間を得るということがあります。ファイリングそのものが、時間を生み出し、その時間がまたファイリングの時間として確保されます。つまり、再投資ですね。

　投資に種銭が要るように、時間というリターンを得るためには、まず最初の時間をねん出する必要があるのです。

 

【時間をとれば絶対にできる】

　できないのではなく、時間を確保していないだけ。

　私がそう言いたいのは、ファイリングは決して難しい技術を必要とすることではないからです。誰でもできる、当たり前のことの積み重ねがほとんどです。厳しい訓練を重ねた人だけができる、といったようなものはありません。やれば誰でも最初から６０点くらいは狙えます。ちょっと考えてやれば７０点くらいのことはできてしまいます。テクニックやファイリングスキルはその先です。しかし、やらなければ？それはやはり０点です。

　簡単なことである以上、やる時間をとるかとらないか、焦点はそこにあります。

　では時間の取り方は？

　最初は、前述のとおり、強制的に時間を確保してあげて「ファイリングだけに集中しなさい」とするのが一番です。

　ただ、組織的なことはそれで良くても、一人一人のことまではそうはいきません。また、やがては自分自身でそういう時間を確保できるようになるべきでしょう。その場合はどうすればいいのでしょうか。

　例えば、商談などの約束をしたことは誰でもあるかと思います。それと同じやり方で、たとえば１週間後の自分とアポイントを入れてください。やることは、たとえば「捨てること」でいいと思います。ファイリングの第一歩です。

　約束したら、絶対に破らない。リスケしない。お客様とのアポイントと同レベルに考え、必ず遂行します。そして終わったら次の自分アポを取る。この繰り返し。そうするうち、やがてリターンとしての余剰時間が得られるはず。そうしたら今度はそれをファイリングの時間として再投資していきましょう。

　決して難しい話ではないはずです。

 

　自分との約束は、つい、優先度が低くなってしまいますか？

　そういう場合はこう考えましょう。書類は仕事の結果できるものです。仕事は、どこかで必ず自分以外の誰かと通じています。書類が仕事の結果である以上、ファイリングは必ず誰かの役に立ち、誰かのためにもやらなければならいことです。

　決して自分だけとの約束ではありません。自分がやらなければ誰かが困ることなのです。そう考えれば、決して優先度は下げられないはずです。

　さあ、今、自分アポを取ってみましょう。