皆さんこんにちは。キングジムファイリング研究室ファイリングコンサルタントの野原です。

　USTREAM連動企画、名刺整理についての2回目です。1本では長過ぎたので2回に分けました。後半の今回はピットレックを使った方法です。

　セミナーをまだご覧になっていない方は録画でもご覧になれます。こちらからぜひご覧ください。

 

「デジタル」ならワガママもかなり聞いてもらえる

　時系列名刺管理術も万能ではありません。まずはスペースや重さの問題。私はそう言うニーズはあまりありませんが、人によっては連絡先を全て持ち歩きたい、というのもあるでしょう。名刺ファイル４冊は、机に収納するには許せる大きさですが、かばんに入れるとなると相当厳しい量です。１冊だってイヤです。

　後は探し方。そうは言っても、いつ会ったかは忘れてしまう時だってあります。特に古くなるとその傾向が強い。こうなってしまうと１ページ１ページ探していくしかありません。いくら名前を知っていてもその順番には並んでいませんから、氏名をキーには検索できないのです。

　そんなわがままを解決したいなら、キングジムの「ピットレック」（写真上）を使うのも良いでしょう。詳しい使い方は、私の過去のブログをご覧ください。（ピットレックの使い方　直球編、変化球編、魔球編）

　ピットレックであれば、買った瞬間、名刺入れサイズの小さなボディながら２，０００枚分の名刺収納スペースを用意したことになり、「場所を確保する」をクリアします。

　当然、名刺の管理はここに集約し、ここさえ探せば全てあるというのはメモの時と同じ。

　それで少ないと言う方は、１６ＧＢのmicroSDカードに交換すれば９，９９９枚分にスペースを拡大することも可能。名刺の管理がこの枚数以上必要と言う方は相当稀でしょう。

　検索は、時系列はもちろん、氏名、会社名でもＯＫ。この二つは、読み取り時にＯＣＲが認識します。他にも閲覧順など全６種類で探せます。紙とデジタルで２重化されるのも心強い、という方もいらっしゃることでしょう。私は、自分で管理できる紙の名刺は５００枚と決めていますが、ピットレックの力を借りればそれを超えても管理できそうな気がします。

　名刺の確認は、画像で行いますから、名刺そのものを見ているのと同じ。顔写真があろうと、裏面に地図がついていようと全く問題ありません。つまり、名刺ホルダーと一緒なんです。まさに「デジタル名刺ホルダー」という名前がぴったりの商品です。

　過去に何度か書きましたが、私はこのピットレックを発売日に購入しました。なぜなら、今までやっていた時系列のやり方を変えなくても済み、さらに氏名や会社名で探せるようになるからです。今ではもう手放せないツールになりました。

　いかがでしたでしょうか。他にもいろいろなテクニックを使っていますが、私の机は退勤時や外出時クリアデスクになっています。執務中は、写真のように今やっている仕事の書類だけが机に出ている状態です。

　今回ＵＳＴＲＥＡＭでお話しした、メモと名刺だけでもだいぶ机は片付くと思いますので、ぜひトライしてみてください。

　それ以外のテクニックについては、また別の回で書いていきたいと思います。